Le Service Mécanique Mutualisé est actuellement organisé dans le département Galilée (UMS 2202) comme un service indépendant, composé de cinq personnes spécialisées en usinage et petites études et d'un poste de secrétariat partagé avec la Direction du Patrimoine Immobilier de l'OCA.

La responsabilité du service est assurée par un chef de service rattaché au département FIZEAU (UMR 6525). L'ensemble de ce service est contrôlé par un comité d'utilisateurs constitué du directeur de l'OCA, des représentants des laboratoires signataires de la Charte de Mutualisation et du responsable du service.

Le service est constitué de deux ateliers de fabrication, le premier est implanté au mont Gros à l'Observatoire de la Côte d'Azur, où est assurée la gestion financière et administrative. Le second est situé sur le plateau de Calern. 

Le fonctionnement et le contrôle des travaux d'atelier sont organisés autour de fiches de demandes de travaux et de fiches d'analyse.

Les travaux effectués dans les ateliers sont soumis à une facturation sur la base du temps nécessaire pour exécuter la demande avec une facturation supplémentaire pour les fournitures.

La valeur du tarif horaire est votée chaque année par le Comité des Programmes, son montant est établi par le responsable du service : 70% du taux horaire est destiné au budget d'équipement du service et 30% au fonctionnement (voir demande quadriennale).

Dans le cadre d'une démarche qualité, avec un souci de traçabilité, toutes les demandes sont enregistrées avec un numéro d'ordre et font l'objet d'une étude en termes de temps et de coût. Lorsque la réponse du Service Mécanique Mutualisé est acceptée par le demandeur, les travaux demandés sont planifiés.

Le responsable du service assure la gestion administrative des personnels et la gestion financière. Son bureau est proche des ateliers afin de maintenir une bonne cohésion d'équipe. Il est responsable des éventuels choix ou solutions humaines et techniques à apporter aux problèmes rencontrés par le Service Mécanique Mutualisé.

Il rédige les rapports d'activités des agents du service, il établit un plan de formation annuel, il est membre nommé de la Commission Paritaire d’Etablissement (CPE). Il rédige les plans d'investissement du service en fonctionnement et équipement (quadriennal). Il définit les orientations du service. Il organise et représente le service au Comité des Programmes.